WelzaのAI利用について

1. 何を録音するのか

職員さんが、支援の記録をつくるために録音します。対象になるのは、面談でのやりとり、日々の声かけ、または職員さんがその日の終わりに自分の言葉で話す振り返りです。

• いつ録音するかは、その都度、職員がお伝えします。黙って録音することはありません。
• 録音を始める前に、利用者さんとご家族への説明と同意をお願いしています。同意のための説明文と用紙はこちらにあります。

2. AIが何をするのか

AIがやることは2つだけです。

• 録音した音声を、文字にする（文字起こし）。
• その文字から、支援記録の下書きをつくる。

出来上がるのは下書きです。誤りが含まれることを前提に、職員が必ず全文を読み、間違いを直してから記録として確定します。AIがつくった文章がそのまま記録になることはありません。記録の内容に最終的な責任を持つのは、確認した職員とサービス管理責任者です。

3. データはどこに保存されるのか

• 録音した音声と記録は、クラウド上の、外部から直接アクセスできない非公開の保管領域に保存されます。
• 音声は、記録の根拠として保存されます。文字起こしが終わったら自動で消える仕組みではありません。
• 文字起こしと下書きの作成のために、音声と文字は外部のAI事業者へ送信されます。この送信について、当社は次の2点を各事業者の規約で確認しています。
  • 送信した情報が、AIの学習に使われないこと（支援記録の作成機能に限る）
  • 音声は、文字起こしが終われば送信先には残らないこと
• 正直にお伝えすること：外部の事業者へ送信する以上、「絶対に外部に出ない」「データは必ず国内にある」とは申し上げられません。誇張せず、確認できていることだけを書いています。

4. 誰が見られるのか

• 記録と音声を見られるのは、その事業所の職員とサービス管理責任者です。
• データは事業所ごとに分けて管理しており、他の事業所からは見えません。
• 当社（株式会社トモス）は、サービスの提供・保守・障害対応に必要な範囲でのみデータを取り扱います。それ以外の目的では使いません。

5. 職員さんの操作が記録に残ること

職員さん向けに、正直にお伝えしておきます。

• 誰が録音したか、誰が確認して確定したか、どこを直したかが記録として残ります。これは、記録の正確さに責任を持つ人をあとから辿れるようにするためのものです。支援記録は、あとで「誰が確認したのか」を説明できる必要があるためです。
• 当社は、これを職員さんの勤務評価に使う機能をつくっていません。また、当社がこのデータを評価目的で使うこともありません。
• ただし、このデータをどう扱うかは、事業所さまの方針によります。気になる点は、事業所の管理者やサービス管理責任者にご確認ください。
• AIの学習に使われないことは、3項に書いたとおりです。直した内容は、その事業所の記録の書き方としてたまっていきますが、他の事業所へは出ません。

6. やめたいときは

• 録音は、いつでもやめられます。事業所の職員に「やめたい」とお伝えください。それ以降、録音は行いません。
• お断りになったこと、途中でやめたことを理由に、受けられる支援の内容やお取り扱いで不利益になることはありません。その場合は、職員がこれまでどおり手で記録を書きます。
• すでに作られた記録は、法令により一定期間の保存が必要な場合があります。取り扱いは事業所の職員にお尋ねください。

7. お問い合わせ

このページの内容について、ご不明な点があればご連絡ください。

株式会社トモス
メール：welza@tomos-inc.jp（受付 9:00〜18:00）

利用者さん・ご家族の方は、まずご利用の事業所の職員さんへお声がけください。事業所を通じて当社へお伝えいただけます。

様式番号：WV-ABOUTAI　版：v1.1　制定日：2026年8月5日（改定：2026年8月6日／5項「職員さんの操作が記録に残ること」を追加）
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